Contexte, Objectifs & Solution
Les Ombres accompagne des jeunes confiés à l’Aide Sociale à l’Enfance dans leur parcours académique et professionnel, avec l’appui d’une communauté de mentors bénévoles.
Trop de coordination manuelle pour organiser les premiers rendez-vous
Des demandes jeunes, référents et mentors à coordonner autour de créneaux de premier rendez-vous.
Mise en place d’un suivi des mentors avec disponibilité, lien de choix de créneau et nombre de sessions réservées. Structuration des sessions Premier Pas avec jeune, mentor, date, lien Google Meet, événement calendrier et statut.
Des relances et rappels importants à suivre pour sécuriser la tenue du rendez-vous.
Objectifs de la mission
Centraliser les jeunes, mentors et sessions Premier Pas dans un même système.
Automatiser les réservations, relances et rappels liés aux premiers rendez-vous.
Fiabiliser le suivi des sessions : confirmation, annulation, tenue et suite de l’accompagnement.
Ce qu’on a concrètement mis en place
1
Structurer le parcours Premier Pas
Création d’un suivi des jeunes avec statut de demande, référent, lien de réservation et historique des sessions.
Mise en place d’un suivi des mentors avec disponibilité, lien de choix de créneau et nombre de sessions réservées. Structuration des sessions Premier Pas avec jeune, mentor, date, lien Google Meet, événement calendrier et statut.
Structuration des sessions Premier Pas avec jeune, mentor, date, lien Google Meet, événement calendrier et statut. Automatiser les relances et confirmations
2
Automatiser les relances et confirmations
Création de relances automatiques pour inviter les jeunes et mentors à réserver ou choisir un créneau.
Mise en place de rappels avant session à H-24, H-5 et H-1 pour limiter les oublis.
Suivi de la tenue de la session et de la décision de poursuivre l’accompagnement avec le jeune.
Impact & Résultat
Les Ombres dispose désormais d’un système central pour organiser les premiers rendez-vous entre jeunes accompagnés et mentors. L’équipe peut suivre les demandes, les créneaux, les confirmations, les annulations et la suite de l’accompagnement sans multiplier les relances manuelles.
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